W ciągu ostatnich kilku lat portale społecznościowe i rozwiązania mobilne okazały się potężnymi narzędziami do pozyskiwania i rekrutacji talentów. Narzędzia te mają ogromny potencjał, który może poprawić procesy komunikacyjne i kolaboracyjne przedsiębiorstw. Innowacyjne rozwiązania powstają jak grzyby po deszczu, a właściciele firm zastanawiają się, kto powinien zarządzać tymi narzędziami.

Dlaczego nie dział HR? W ścisłej współpracy z działem IT i dzięki adaptacji nowych narzędzi informatycznych HRowcy mogą zaktualizować swoją tradycyjną rolę i stać się częścią przedsiębiorstwa 2.0. Jest tylko jeden problem: HR musi najpierw porzucić tradycyjną rolę i zaadoptować się do zmian.

Przełam stare nawyki

Nie jest tajemnicą, że technologie mobilne sprawiają, że starsi wiekiem HRowcy stają się nerwowi. Wielu z nich zdobyło reputację dzięki tradycyjnej komunikacji korporacyjnej, ale jak się okazuje – nawyk ten jest nieatrakcyjny z punktu widzenia pracownika i zarazem bardzo szkodliwy dla organizacji. Wielu ze starych HRowców uważa, że media społecznościowe i nowe narzędzia oparte na nowoczesnych technologiach uderzają w reputację korporacyjną, a nowe standardy stają się coraz większym problemem. To klasyczna wymówka wygodnickich pracowników, którzy nie chcą zaadoptować się do nowej rzeczywistości. Podczas łagodzenia konfliktu w firmie, ważne jest wyperswadowanie działowi HR, że firma może zrobić więcej, poprzez aktywne podejście do nowych technologii. Odejście od stereotypu komunikacji korporacyjnej i redefinicja nowych technologii jako katalizatora komunikacji HR, może odegrać strategiczną rolę dla przedsiębiorstwa.

Trzy kroki do modernizacji roli HR w przedsiębiorstwie 2.0

Strategicznym punktem jest ścisła współpraca działu HR z działem IT w procesie estymacji potrzeb, poszukiwania rozwiązań oraz wdrożenie nowych technologii w skali całego przedsiębiorstwa.

Krok pierwszy: Identyfikuj potrzeby, szukaj najlepszych rozwiązań

Przed rozpoczęciem planowania strategii wprowadzenia zmian, potrzebny jest dokładny obraz tego, jak przedsiębiorstwo funkcjonuje w chwili obecnej. Przeprowadź ankiety wśród pracowników działu HR, menedżerów i dyrektorów departamentów. Dowiedz się, jak zespoły komunikują się między sobą i współpracują na co dzień, co wymaga poprawy i jakie jest źródło obecnych problemów.

Następnie, poszukaj rozwiązania technologicznego. Podczas krótkiego omówienia narzędzi, należy pamiętać, że najlepszym rozwiązaniem nie musi być nowe narzędzie, ale ulepszenie narzędzia, które jest już w użyciu. Warto znaleźć solidnego partnera technologicznego, który będzie w stanie zoptymalizować działanie Twoich obecnych systemów. Firmy informatyczne swoją kreatywnością, oryginalnością, pomysłowością, ale przede wszystkim doświadczeniem i specjalistyczną wiedzą, są w stanie to zrobić.

Krok drugi: Dopasuj potrzeby do celów biznesowych

Ważne jest zrozumienie, że prawie niemożliwe jest znalezienie rozwiązania uszytego na miarę naszej organizacji. Dlatego istotne jest znalezienie partnera technologicznego, który zbuduje rozwiązanie będące odpowiedzią na rzeczywiste potrzeby naszej organizacji. A jeśli starasz się osiągnąć cele biznesowe na wysokim szczeblu, takie jak poprawa zaangażowania pracowników, to może dojść do sytuacji, w której jeden dział na nim skorzysta, a inny już nie. Dla przykładu, dla działu sprzedaży, efektywna może okazać się platforma z zastosowaniem gamifikacji, a dla marketingu wprowadzenie rozwiązań do kolaboracji w czasie rzeczywistym, które umożliwi natychmiastowy feedback.

Systemy HR mają wyjątkową pozycję w przedsiębiorstwie, która pomaga w identyfikacji indywidualnych potrzeb pracowników, potrzeb odpowiednich departamentów oraz innych ogniw struktury organizacyjnej. Po ich zidentyfikowaniu, należy je odpowiednio dopasować do celów biznesowych przedsiębiorstwa. Rola HRowca może ułatwić strategię wdrażania nowego systemu, który będzie niósł benefity dla wszystkich pracowników organizacji.

Krok 3: Współpracuj z IT przy implementacji

Narzędzia w chmurze takie jak Global Training Management System nie angażują dużych kosztów związanych z rozwojem infrastruktury technicznej, chodzi bardziej o adaptację pracowników do nowego środowiska, która może okazać się wyzwaniem. Dział HR powinien skupić się na komunikacji wewnętrznej w celu promowania wdrożenia nowego narzędzia i najlepszych praktyk wykorzystania narzędzia w codziennej pracy.

Skuteczne może się okazać bezpośrednie zaangażowanie pracowników w promowanie narzędzia. Na przykład, pracownicy marketingu mogą nagrać samouczki wideo w formie screencastu pokazujących ich codzienną pracę wzbogaconą o narrację np. jak wysłać i efektywnie tworzyć mailing, albo jak odpowiednio wprowadzać dane do systemu CRM. Screencasty są przydatne, ale także dają pracownikom okazję do podzielenia się informacjami w ciekawej i spersonalizowanej formie, a zarazem odgrywają rolę w promowaniu narzędzia. Sami pracownicy mogą dodatkowo zapunktować u swoich przełożonych za przygotowanie cennego materiału szkoleniowego.